= (Selbst) Kontrolle, wie die Fördergelder verwendet werden

Die Verwendungsnachweiskontrolle im Rahmen von Förderprogrammen ist eine Art formalisierte Selbstkontrolle, bei der buchhalterisch Schritt für Schritt festgehalten wird, wie die Fördergelder verwendet werden. Mit öffentlichen Geldern finanzierte EU-Projekte müssen dem Gemeinwohlinteresse Europas entsprechen. Die sachgerechte, vereinbarungsgemäße, zweckgebundene Verwendung der Mittel ist dafür Grundvoraussetzung. Bei der Verwendungsnachweiskontrolle geht es nicht nur darum, zu kontrollieren, ob sich ein Wolf im gemeinnützig-helferischen Schafspelz nur die eigene Personalstelle sichert, seine Freunde und Bekannte mit Aufträgen ausstattet oder fingierte Rechnungen einreicht. Sondern es geht vielmehr auch um die materielle Bewertung der Projekt(verlaufs)ergebnisse. EU-geförderte Projekte sind meistens Innovations- und Demonstrationsprojekte, von denen wir wissen wollen --> Geht es auf diese Weise besser ? Ist das neue Verfahren effektiver ?

Die formale Nachweispflicht besteht in der buchhalterischen Erfassung der tatsächlich durch die Projektrealisierung entstandenen Kosten. Diese Nachweise können (z.B. bei ESF-Projekten) vierteljährlich gefordert werden. Für die formale Verwendungsnachweislistung geben die Ministerien Formularvordrucke heraus.

Bei über 50 % der sozialen, caritativen Projektträger im Rahmen der Förderung aus dem Europäischen Sozialfonds stellten einzelne Landessozialministerien in vergangenen Förderperioden Mängel bei der (Aufführung) der Verwendung der Mittel fest. Im schlimmsten Fall wird eine (Teil-) Rückforderung der Zuwendung ausgesprochen oder die Organisation gilt als nicht prüffähig. Formfehlerhafte Unterlagen gelten bei vielen sozialen, gemeinnützigen Einrichtungen immer noch als sympathische Verzeihlichkeit.

Tipps für die Verwendungsnachweisführung:

• eigene Buchführung für die Ausgaben der förderfähigen Projektkosten

• Zwischenschritte der Berechnung der förderfähigen Kosten notieren

• Belege alle im Original sammeln und mindestens 5 Jahre sicher und gesondert von anderen Abrechnungen aufbewahren

• die Belege den einzelnen Projektphasen mit einem Verteilungsschlüssel zuordnen

• Auflistung, was an die Teilnehmer und Partner ausbezahlt wurde

• für alle Mitarbeiter eine Personalakte führen; möglichst mit Angabe des Jahresgehalts in Folge der Lohnsummenblätter und der Stellenbeschreibung

• keine utopische Summen für Reisen zu workshops/ Partnern ansetzten; auch hier gelten die Bestimmungen des LandesreisekostenG

• keine großzügigen, eigenmächtigen Auf- oder Abrundungen, sondern die angefallenen Kosten auf Euro und Cent präzise aufführen

Die inhaltliche Nachweispflicht besteht aus der Erstellung eines Sachberichts bei Projektabschluss ("final report") und evtl. eines Zwischenberichts ("interim report") nach Ablauf der halben Projektlaufzeit. Der Sachbericht wird dahingehend geprüft, ob der Förderzweck, also die Förderprogrammziele, erreicht wurden. Fällt die Beurteilung des geforderten Zwischenberichts nicht lobpreisend positiv aus, so kann es vorkommen, dass die Mittel für eine weitere Projektfortführung gestrichen werden.

Der Sachbericht sollte folgende Punkte ansprechen:

• Ausgangslage in Daten und Fakten (Ist-Zustand der Strukturdaten der Region, spezifische Probleme einer Branche oder Gruppe)
• nachvollziehbare Angaben über die tatsächliche Durchführung der einzelnen Maßnahmen des Projektes (z.B. Teilnahmebescheinigungen)
• Bewertung der praktischen Ergebnisse
• Wirkung in den Medien / Presseecho
• Publikationen über das Projekt (Präsentationen bei öffentlichen Infoveranstaltungen, Zeitung, Flugblätter, homepage, CD-Rom)
• Soll-Zustand in Form sichtbarer Resultate, feedback der Teilnehmer

Bezüglich der inhaltlichen Nachweispflicht würde mancher außenstehende Betrachter gerne Antworten auf folgende Fragen haben, wie z.B.

Wie viele der durch die ESF kofinanzierte Umschulung zum "Web-Assistent" weitergebildeten Leute haben konkret als Web-Assistent eine Arbeitsstelle gefunden ?

Wie vielen KMUs wurde durch ein Innovation Relay Centre (<IRC>) tatsächlich bei einer EU--Fund E-Antragstellung geholfen ?

Funktioniert der Technologietransfer durch das BRE-Netzwerk ?

Inwieweit ist die Wirtschaft im Grenzbereich durch das von INTERREG III A der Euregio Rhein-Waal kofinanzierte  <Kompetenznetzwerk NL / NRW> zusammengewachsen ?

Wie viele Frauen schafften durch das virtuelle ESF-geförderte Existengründerinnenzentrum de facto den beruflichen Wiedereinstieg ?

Stärken die  Business Innovation Centre (<BICs>) tatsächlich die umliegende strukturschwache Region ?

Hat das im Rahmen des 3. Mehrjahresprogramm für klein- und mittelständische Unternehmen geförderte Projekt <Multimediales Informationssystem zur technischen Unterstützung freier KfZ- Werkstätten> die Situation der kleinen Werkstätten tatsächlich verbessert ?

Werden die Euro Info Centre (<EICs>) tatsächlich vorwieg end vom Klein- und Mittelstand in Anspruch genommen ?